Por José Júnior

Geralmente atribuímos um sentido muito ruim a rotina, talvez por ouvir aquela velha história de que o namoro ou o casamento terminou devido a rotina, embora possa ser verdade, nada melhor que uma boa, clara e definida rotina no trabalho.

 

Às vezes temos a sensação de passar o dia correndo, trabalhando, no final da tarde estamos mortos de cansados, exaustos. Porém ao refletir sobre o resultado somos tomados por um sentimento de ansiedade e de frustração, parece que um dia de trabalho é pouco frente ao tanto de trabalho que temos para realizar. Nossa equipe está na mesma situação, as pessoas correm o dia inteiro, de um lado para o outro, vemos que todos estão trabalhando, mas cadê o resultado, porque as coisas não ficam prontas? Porque o cliente não é atendido? Cadê a qualidade do nosso produto ou serviço?

Caso tenha se identificado com a introdução deste texto, fique calmo, tenho duas notícias: Você não está sozinho e para sua sorte, existe solução, basta querer e executar!

O mal de nossa época é a quantidade de informação que lidamos a todo o momento, a quantidade de interrupções, de novidades, a falta de foco de processos de normatizações de trabalho, ficamos perdidos entre o necessário, o urgente, o importante, na realidade nós não planejamos, apenas executamos em um círculo vicioso de fúria, velocidade e consequente frustração pela falta de resultados.

Como toda equipe é reflexo de seu líder, e devido a máxima que somos responsáveis por toda atividade e responsabilidade de nossos subordinados, posso afirmar, sem sombra de dúvidas, que sua equipe está obtendo os mesmos resultados que você, muita correria, muito trabalho e pouco resultado, me enganei?

Já relatei sobre esta situação em outros textos e até mesmo em um dos meus livros, “O Gerente Empreendedor”, a correria do dia a dia, ficar “apagando incêndio” é reflexo da falta de planejamento, falta de organização, não se tem uma rotina de trabalho definida, as coisas simplesmente acontecem a todo o momento, sem uma sequência lógica de trabalho, geralmente resultando em mais trabalho, no retrabalho, na falta de confiança nos dados gerados e uma constante baixa qualidade dos produtos e serviços, medido através das reclamações de nossos clientes.

Estabelecer uma rotina de trabalho inicia pela definição clara de funções, quem faz o que, como e quando? Qual o papel de cada um, o que se espera das pessoas? Este é o primeiro passo para colocar ordem na casa, o segundo é fazer com que todos tenham em mente o objetivo final, a missão, a razão de existência da organização, ou seja, o atendimento ao cliente, quando este ideal é comungado por todos, fica de lado o bairrismo da departamentalização, dos feudos, iniciasse a visão sistêmica, do todo, da qualidade e do atendimento no prazo.

Nós seremos humanos temos a necessidade de viver e trabalhar em um ambiente estável, a rotina definida de trabalho cria certa estabilidade, libera o tempo das pessoas, cria o ócio, momento que poderá ser aproveitado para discussão de assuntos mais estratégicos, para a melhoria da qualidade contínua, tudo pode e deve ser melhorado, é a lei natural da evolução. Você e sua equipe, partilham deste ideal?

Estabeleça a rotina, a agenda de trabalho através de fluxogramas, de forma propiciar a participação, a interação entre as pessoas é importante para validar os processos, em alguns momentos serão localizados e exterminados o trabalho excessivo, não raro encontrará duas pessoas fazendo a mesma coisa, com os mesmos objetivos, pura perda de tempo, em outros momentos encontrará gerentes, coordenadores e supervisores atolados até o pescoço em trabalho operacional, neste momento observará que sua empresa possui um ótimo operador, porém está custando o valor de um gerente, muito caro para suportar no longo prazo.

O ganho na eficiência de gestão será o diferencial entre o fracasso e o sucesso! Será o aumento da lucratividade, pois terá o controle absoluto de seu negócio, neste momento irá reconhecer que não precisa contratar mais pessoas, basta organizar a força de trabalho que já possui, criando rotinas, métodos, processos e capacitando conforme as necessidades de novas habilidades e competência.

Seja bem-vindo ao maravilhoso mundo da Gestão e o que o Gerenciamento pode fazer pelo seus negócios e por sua vida.